Dokumentenmanagement: Unterlagen im Betrieb so ablegen, dass man sie wiederfindet

Dokumentenmanagement umfasst alles, was ein Unternehmen tut, um seine Unterlagen geordnet abzulegen, wiederzufinden, zu bearbeiten und für die vorgeschriebene Dauer aufzubewahren. Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, unterstützt das mit zentraler Ablage, Suche, Versionsverwaltung und Zugriffsrechten, ersetzt aber keine Ordnung, die vorher niemand festgelegt hat.

Wie Unterlagen in vielen Betrieben heute liegen

In einem typischen mittelgroßen Betrieb liegen Unterlagen an vielen Orten gleichzeitig: Eingangsrechnungen im gemeinsamen Postfach und ausgedruckt im Ordner, Verträge auf einem Netzlaufwerk, Lieferscheine im Lager, Angebote im Postausgang einzelner Mitarbeiter. Jede Abteilung folgt ihrer eigenen Logik, und wer ein bestimmtes Dokument sucht, fragt am schnellsten die Kollegin, die es zuletzt in der Hand hatte.

Das funktioniert, solange wenige Personen alles überblicken. Es bricht zusammen, wenn jemand fehlt, wenn eine Prüfung ansteht oder wenn Belege automatisch weiterverarbeitet werden sollen.

Ordnung vor Software: Ablagestruktur und Benennung

Bevor ein System eingeführt wird, braucht es Antworten auf einfache Fragen: Welche Arten von Dokumenten gibt es? Wozu gehören sie – zu einem Kunden, einem Auftrag, einem Lieferanten? Wer darf sie sehen? Wie werden sie benannt, damit man sie auch ohne Volltextsuche findet? Bewährt hat sich eine Ablagestruktur, die sich an Vorgängen orientiert statt an Abteilungen: Alles zu einem Auftrag liegt an einer Stelle, vom Angebot bis zur Rechnung.

Ohne diese Festlegungen wird ein DMS zum digitalen Abbild des alten Durcheinanders, nur mit Suchfeld. Die Struktur lässt sich gut zusammen mit der Prozessdokumentation entwickeln, denn beide beantworten dieselbe Frage: Welche Unterlage entsteht in welchem Schritt?

Dokumentenmanagement und Aufbewahrungspflichten

Für Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und weitere steuerlich relevante Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Die GoBD, die Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form, verlangen unter anderem, dass elektronische Unterlagen unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar aufbewahrt werden und dass das Verfahren beschrieben ist.

Ein DMS kann diese Anforderungen unterstützen, erfüllt sie aber nicht von selbst. Entscheidend ist, wie es eingerichtet und genutzt wird. Welche Fristen für welche Unterlagen gelten und wie die Verfahrensdokumentation aussehen muss, klärt der Betrieb mit seiner Steuerberatung.

Wo sich Dokumentenmanagement automatisieren lässt

Drei Stellen eignen sich besonders. Erstens der Eingang: Dokumente aus Postfach oder Scanner werden erkannt, einem Typ zugeordnet und mit Kunde, Lieferant oder Auftrag verknüpft. Zweitens die Erfassung: Texterkennung und Sprachmodelle lesen Angaben wie Rechnungsnummer, Datum oder Bestellnummer aus und übergeben sie an das führende Programm. Drittens die Suche: Mitarbeiter finden Unterlagen über eine Frage in normaler Sprache statt über Ordnerpfade.

Bei allen drei gilt: Unklare Fälle gehören sichtbar in eine Liste zur Prüfung, nicht stillschweigend in einen falschen Ordner. Wer Belege automatisch zuordnen lässt, beginnt am besten mit der häufigsten Belegart und prüft die Ergebnisse eine Zeit lang parallel zur bisherigen Ablage.

Woran die Einführung scheitert

• Software zuerst. Ein System wird gekauft, bevor klar ist, wie abgelegt werden soll. Nach kurzer Zeit gibt es zwei Ablagen statt einer.
• Alles auf einmal. Die Umstellung aller Abteilungen gleichzeitig überfordert gerade kleinere Betriebe. Eine Belegart nach der anderen ist langsamer, bleibt aber beherrschbar.
• Papier bleibt führend. Werden Belege gescannt, aber weiter im Ordner gesucht, verdoppelt sich die Arbeit.
• Keine Zugriffsrechte. Personalunterlagen und Verträge brauchen engere Rechte als Lieferscheine; das gehört von Anfang an geregelt.

Wie wir Ablage und Erfassung verbinden

Wir verbinden die Ablage mit den Abläufen, in denen die Dokumente entstehen: zuerst festhalten, welche Unterlage in welchem Schritt anfällt und wohin sie gehört, dann den Eingang der häufigsten Belegart automatisieren, mit einer Prüfliste für unklare Fälle. Welches System dafür genutzt wird, entscheidet der Betrieb; manchmal reicht, was bereits vorhanden ist. Wie wir Abläufe dieser Art umsetzen, beschreibt die Seite Digitalisierung im Mittelstand durch Prozessautomatisierung.