KI-Consulting: eine Bestandsaufnahme vor der Investition, danach Umsetzung mit Abnahme
KI-Consulting für Betriebe ohne eigene IT-Abteilung beginnt bei uns mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme vor jeder Investition. Wir halten schriftlich fest, wo KI in Ihren Abläufen tatsächlich Arbeit abnimmt, wo eine Regel oder Ordnung in den Daten genügt und wo sich der Aufwand nicht rechnet. Die KI-Beratung läuft nach deutschem Recht und unter DSGVO.
Typisch ist ein Betrieb, in dem der Inhaber selbst entscheidet und die IT ein Kollege nebenher oder ein externer Systemadministrator betreut. Wie ein Auftrag abläuft, wissen einzelne Leute und ihre Excel-Listen; Bestellungen kommen per Mail oder auf Papier und werden abgetippt. Beratungsmandate als Referenzliste legen wir nicht vor; belegen können wir laufende Einführungen und über 220 dokumentierte Projekte im eigenen Register (Kunden- und Eigenprojekte).
Für wen
- Inhaber, die ein KI-Angebot eines Softwarehauses vorliegen haben und niemanden im Haus, der es fachlich gegenliest.
- Betriebe, in denen Bestellungen per E-Mail und auf Papier eintreffen und jemand sie Zeile für Zeile in die Warenwirtschaft tippt.
- Geschäftsführungen, deren Ablaufwissen bei wenigen langjährigen Mitarbeitern liegt – und in Tabellen, die nur diese Mitarbeiter lesen können.
- Firmen, die schon ein Werkzeug gekauft haben, das kaum jemand nutzt, und vor dem nächsten Kauf wissen wollen, woran es gelegen hat.
Was Sie bekommen
Abläufe aufnehmen, wie sie tatsächlich laufen
Wer Bestellungen erfasst, Angebote schreibt oder Lieferscheine abgleicht, zeigt uns den gewöhnlichen Arbeitsgang. Wir zählen mit: wie oft, von welchem Programm in welches, mit wie vielen Handgriffen. Was bisher nur in einer Tabelle oder im Kopf steht, wird als Ablauf aufgeschrieben – so hängt es am Betrieb und nicht an einer Person.
KI-Consulting mit drei Antworten je Vorgang
Jeder Vorgang erhält eine von drei Einordnungen: KI nimmt Arbeit ab, eine Regel oder aufgeräumte Stammdaten genügen, oder der Aufwand trägt sich nicht. In einem Projekt wurden 138 Schreibweisen auf 75 Lieferanten zurückgeführt; danach waren 1 922 Positionen nutzbar.
Wo Daten von Hand ins System wandern
Wir markieren jede Stelle, an der eine Angabe aus Postfach, PDF oder Papier abgetippt wird. Dort entscheidet sich, ob Texterkennung mit Sprachmodell hilft oder eine Anbindung den Zettel ganz ersetzt. Ein Beispiel aus einem anderen Projekt: Die Tageszahlen von 8 Kassen landen ohne Abtippen in der Auswertung und stimmen auf den Cent.
Welche Angaben ein Sprachmodell erreichen würde
Bevor ein Vorgang als KI-Fall gilt, klären wir, welche Kundendaten, Preise oder Mitarbeiterangaben an ein Modell oder einen externen Dienst gingen und welche vorher herausfallen. Das wandert später ins Angebot, zusammen mit technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste beteiligter Dienste. Unsere eigenen Server stehen bei Hetzner, in Deutschland und der EU.
Eine Vorlage, über die der Inhaber selbst entscheidet
Sie nennt, welcher Vorgang zuerst drankommt, woran man erkennt, dass er erledigt ist, und welche Ideen gestrichen sind – konkret genug, dass auch ein anderes Softwarehaus danach bauen könnte.
Von der Bestandsaufnahme zum abgenommenen Ablauf
Erstgespräch und Geheimhaltung
Rund zwanzig Minuten: Welcher Ablauf bindet am meisten Handarbeit, welche Programme sind im Einsatz. Noch vor dem ersten Blick in Ihre Unterlagen unterschreiben beide Seiten eine Geheimhaltungsvereinbarung, auf Ihrem Formular oder auf unserem. Laufende Systeme führen wir mit Beispieldaten vor.
Angebot mit festgelegten Unterlagen
Darin steht, welche Abläufe aufgenommen werden, wer im Betrieb dafür Zeit einplanen muss, welche Unterlagen Sie am Ende erhalten, welche Daten wir einsehen und in welchem Zeitrahmen.
KI-Consulting im laufenden Betrieb
Kurze Gespräche mit den Beteiligten, Blick in Postfach, Excel-Listen und Warenwirtschaft, Auszählen der Mengen. Wo eine Idee unsicher ist, prüfen wir sie an Beispieldaten, bevor sie in die Vorlage kommt.
Umsetzung genau der Stellen, die sich rechnen
Entscheiden Sie sich für den Bau, wird die Vorlage zur Grundlage der Leistungsbeschreibung. Automatisiert werden nur die ausgewählten Vorgänge, in Teilen, die einzeln gegen vorher vereinbarte Kriterien abgenommen werden, übergeben mit Dokumentation.
Abnahme statt Versprechen: Beratung im Dienstvertrag, Bau im Werkvertrag
Die Bestandsaufnahme ist ein Dienstvertrag: Sie beauftragen eine gründliche Prüfung, kein zugesichertes Sparergebnis. Welche Unterlagen Sie erhalten – aufgenommene Abläufe, Einordnung je Vorgang, Datenregeln, Reihenfolge –, legt das Angebot vor Beginn fest; an diesen Unterlagen messen Sie die Lieferung. Abgerechnet wird nach Tagessatz, steht der Umfang fest, auch pauschal.
Die Automatisierung ist ein Werkvertrag: Festpreis mit Abnahme oder Tagessatz, Abnahmekriterien und Zeitrahmen im Angebot, bevor gebaut wird, Lieferung in Teilen. Den Umfang bestimmen Sie, Aufgaben an unsere Entwickler gibt unsere Projektleitung. Repository und Zugänge sind vom Projektstart an in Ihrer Hand; sobald vollständig bezahlt ist, gehen die Nutzungsrechte am eigens für Ihren Betrieb erstellten Code auf Sie über. Verarbeiten wir dabei personenbezogene Daten im Auftrag Ihres Betriebs, wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
Vor Ort
Begriffe zum Thema
Abnahme einer Automatisierung: wer prüft, womit und wann sie gilt
Mit der Billigung wird die Vergütung fällig, und die Verjährung beginnt. Wie ein Betrieb ohne eigene IT-Abteilung einen automatisierten Ablauf prüft, bevor er ihn als vertragsgemäß erklärt.
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Urlaub, Krankheit, Ruhestand: Sobald die eine Person fehlt, die weiß, wie es geht, steht ein Ablauf still. Wie Erfahrungswissen festgehalten wird und wo KI dabei hilft.
KI-Readiness: woran ein Betrieb erkennt, ob er für KI bereit ist
Bevor ein Betrieb in KI investiert, lohnt ein ehrlicher Blick auf vier Voraussetzungen. Welche Fragen dabei helfen und warum ein Nein kein Grund zur Sorge ist.
Leistungsbeschreibung: den eigenen Bedarf so aufschreiben, dass Angebote vergleichbar werden
Wer drei Anbieter um ein Angebot bittet und jedem etwas anderes erzählt, bekommt drei unvergleichbare Preise. Aus welchen Teilen eine Beschreibung besteht, die auch ohne technische Kenntnisse gelingt.
Was Betriebe ohne IT-Abteilung vorab fragen
Was macht ein KI-Consultant?
Er klärt, bevor Geld fließt, an welchen Stellen eines Betriebs KI Arbeit übernimmt und an welchen nicht: Aufnahme der Abläufe, Einordnung jedes Vorgangs, Regeln für die Daten, Reihenfolge der Umsetzung.
Brauchen wir für KI eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Wichtiger ist jemand, der den Ablauf kennt und entscheiden darf – meist der Inhaber oder die Person, die den Vorgang täglich erledigt. Was eine Lösung im Betrieb an Pflege braucht und wer sie übernimmt, steht in der Vorlage, bevor gebaut wird.
Wie finde ich heraus, wo KI in meinem Betrieb sinnvoll ist?
Indem Sie zählen, wo heute Hand angelegt wird: wie oft ein Vorgang vorkommt und wo abgetippt wird. Ein Sprachmodell ist dort stark, wo jede Nachricht anders formuliert ist, etwa bei frei geschriebenen Bestellungen. Stehen die Angaben ohnehin in festen Feldern, genügt meist eine Regel.
Müssen wir die Umsetzung bei Ihnen beauftragen?
Nein. Die Unterlagen bleiben bei Ihnen und taugen auch für ein anderes Softwarehaus. Beauftragen Sie uns, beginnt der Werkvertrag bei dieser Vorlage statt bei null.
Wo werden bei Ihnen Daten noch von Hand abgetippt?
Schreiben Sie uns, was am Ende da sein soll und welche Systeme beteiligt sind. Alles Weitere klären wir im Gespräch.