Angebotserstellung automatisieren: vom Anfragetext zum prüfbaren Angebotsentwurf

Angebotserstellung automatisieren heißt, die wiederkehrenden Schritte zwischen eingehender Anfrage und versandfertigem Angebot einem Programm zu übertragen: Anfrage auslesen, Kunde und Artikel zuordnen, Preise nachschlagen, einen Entwurf erzeugen. Die Kalkulation von Sonderfällen und die Freigabe bleiben dabei in aller Regel beim Menschen.

Die Schritte der Angebotserstellung im Einzelnen

Wie ein Angebot entsteht, unterscheidet sich von Betrieb zu Betrieb, doch das Grundmuster ist ähnlich:

1. Die Anfrage kommt an – per E-Mail, über ein Formular, telefonisch oder als Leistungsverzeichnis im Anhang.
2. Jemand liest sie, klärt, um welchen Kunden es geht, und legt ihn bei Bedarf neu an.
3. Die gewünschten Leistungen oder Artikel werden den eigenen Positionen zugeordnet.
4. Preise, Mengen, Rabatte und Lieferbedingungen werden nachgeschlagen oder kalkuliert.
5. Ein Angebotsdokument wird erstellt, geprüft, freigegeben und versendet.
6. Kommt keine Antwort, wird nach einiger Zeit nachgefasst.

Die meiste Zeit geht selten in die eigentliche Kalkulation. Sie geht ins Lesen, Abtippen und Nachschlagen, also in Schritte, bei denen Informationen von einem Ort zum anderen wandern – klassische Stellen eines Medienbruchs.

Was ein Programm übernehmen kann – und was nicht

Gut übernehmen lassen sich Schritte mit klaren Regeln: Kundendaten aus der Anfrage auslesen und mit dem Bestand abgleichen, bekannte Artikel anhand von Bezeichnung oder Nummer zuordnen, Listenpreise und hinterlegte Rabatte eintragen, ein Dokument aus einer Vorlage erzeugen, eine Erinnerung zum Nachfassen anlegen. Bei frei formulierten Anfragen kann ein Sprachmodell helfen, die gewünschten Leistungen aus dem Text herauszulesen und als Vorschlag den eigenen Positionen gegenüberzustellen.

Beim Menschen bleiben die Entscheidungen, die Erfahrung verlangen: ob ein Auftrag überhaupt gewollt ist, welcher Preis bei einem Sonderfall angemessen ist, ob ein Liefertermin realistisch zugesagt werden kann. Ein guter automatisierter Ablauf bereitet diese Entscheidungen vor, markiert Unklarheiten sichtbar und legt den Entwurf zur Freigabe vor. Er verschickt nichts, was niemand gesehen hat.

Voraussetzungen: Artikel, Preise, Regeln

• Ein gepflegter Artikel- oder Leistungsstamm. Existiert dieselbe Leistung unter mehreren Bezeichnungen, ordnet auch ein Programm uneinheitlich zu. Eine Bereinigung kommt deshalb oft zuerst.
• Nachvollziehbare Preisregeln. Rabattstaffeln und Zuschläge, die nur im Kopf des Vertriebs existieren, müssen vorher aufgeschrieben werden; mehr dazu im Beitrag Betriebswissen sichern.
• Ein Ort für die Daten. Liegen Preise in einer Tabelle und Kunden in der Warenwirtschaft, braucht der Ablauf Zugriff auf beide, oder die Tabelle wird zuerst abgelöst.
• Beispiele. Einige echte Anfragen der jüngeren Vergangenheit mit den tatsächlich versendeten Angeboten dienen als Prüfmaterial.

Angebotserstellung schrittweise automatisieren

Ein kompletter Umbau auf einmal ist selten sinnvoll. Bewährt hat sich, mit der häufigsten Anfrageart zu beginnen, etwa Nachbestellungen bekannter Kunden mit bekannten Artikeln, und diesen Weg vollständig bis zum freigabefähigen Entwurf zu automatisieren. Seltene oder komplexe Anfragen laufen weiter wie bisher, bis sich der erste Teil im Alltag bewährt hat.

Vorher wird festgelegt, woran der Erfolg geprüft wird: zum Beispiel, dass jede Anfrage der gewählten Art mit Kunde, Positionen und Preisen als Entwurf vorliegt und Anfragen mit unbekannten Positionen sichtbar zur Nacharbeit markiert sind. Solche Sätze gehören in die Leistungsbeschreibung.

Woran solche Vorhaben scheitern

• Automatischer Versand ohne Freigabe. Ein falsch zugeordneter Preis in einem verschickten Angebot ist schwerer zurückzuholen als ein Entwurf, der vor dem Versand korrigiert wird.
• Mit dem Sonderfall beginnen. Aufwendige Ausschreibungen mit langen Leistungsverzeichnissen sind reizvoll, machen aber selten die Masse aus.
• Veraltete Preise. Ein Ablauf, der auf eine nicht gepflegte Preisliste zugreift, erzeugt falsche Angebote nur schneller als vorher.

Wie wir an Angebotsabläufe herangehen

Wir sehen uns zuerst an, welche Anfragen am häufigsten kommen und wo in ihrer Bearbeitung Zeit verloren geht. Danach sagen wir, ob sich eine Automatisierung lohnt oder ob ein bereinigter Artikelstamm und eine gute Vorlage bereits genügen. Umgesetzt wird der gewählte Weg mit Freigabe durch den Betrieb und eigenen Abnahmekriterien. Mehr dazu auf der Seite Digitalisierung im Mittelstand durch Prozessautomatisierung.