Zwanzig Minuten Erstgespräch statt Foliensatz: was ein Inhaber mitbringen sollte

Ein Erstgespräch mit uns dauert rund zwanzig Minuten und folgt drei Fragen: Was ist Ihr Ziel, wie ist der heutige Stand, und wo liegt der Engpass? Statt einer Präsentation zeigen wir laufende Systeme aus unserem eigenen Betrieb, damit Sie sehen, wie Automatisierung und KI im Alltag tatsächlich aussehen.

Warum ein Erstgespräch nicht lang sein muss

Viele Inhaber schieben das Thema Digitalisierung vor sich her, weil sie ein langes Beratungsgespräch mit ungewissem Ausgang erwarten und am Ende einen Foliensatz, der auf jeden Betrieb passen würde. Ein kurzes erstes Gespräch nimmt diese Hürde. Es soll nicht alles klären, sondern eine Frage beantworten: Lohnt es sich, genauer hinzusehen?

Zwanzig Minuten reichen dafür, wenn das Gespräch nicht mit Selbstdarstellung beginnt. Wer wir sind, steht auf dieser Website; die Zeit gehört Ihrer Lage.

Das Format passt zu Betrieben, in denen die Geschäftsführung selbst entscheidet und wenig Zeit hat. Ein Termin zwischen zwei anderen Aufgaben ist leichter zu finden als ein halber Tag, und ein Gespräch, das nach kurzer Zeit zu einer klaren Einschätzung kommt, respektiert diese Zeit.

Ziel, Stand, Engpass: die drei Fragen

• Ziel. Was soll künftig anders sein? Nicht „KI einführen“, sondern etwa: Angebote schneller verschicken, weniger Abtipparbeit im Einkauf, eine Auswertung, auf die sich die Geschäftsführung verlassen kann.
• Stand. Welche Programme laufen heute, wo liegen die Daten, wer kümmert sich um die Technik? In einem Betrieb ohne eigene IT-Abteilung lautet die ehrliche Antwort oft: eine Kollegin nebenbei und ein externer Dienstleister für die Rechner.
• Engpass. An welcher Stelle bleibt heute Arbeit liegen oder entstehen Fehler? Der Engpass ist meist konkreter als das Ziel und deshalb der bessere Einstieg.

Aus den drei Antworten ergibt sich, ob ein nächster Schritt sinnvoll ist und welcher. Manchmal ist das eine Bestandsaufnahme, manchmal der Hinweis, dass eine vorhandene Funktion im eigenen Programm genügt, und manchmal die ehrliche Auskunft, dass wir nicht der passende Partner sind.

Laufende Systeme statt Folien

Statt Folien zeigen wir Systeme, mit denen wir unseren eigenen Betrieb führen – mit echten Abläufen, Prüfregeln und Protokollen. Das hat einen einfachen Grund: Eine Präsentation zeigt, was möglich sein soll; ein laufendes System zeigt, was im Alltag tatsächlich funktioniert und wo es an Grenzen stößt.

Dabei sprechen wir auch über diese Grenzen: wo eine Regel zu viele Fälle an einen Menschen weitergibt, wo ein Modell unsicher wird und wo Handarbeit schlicht günstiger bleibt. Das sagt über die Praxis mehr als jede Erfolgsgeschichte.

Für Sie hat das einen zweiten Vorteil: Sie müssen im ersten Gespräch keine Unterlagen aus Ihrem Betrieb zeigen. Sollen später echte Vorgänge besprochen werden, schließen wir vorher eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung.

Was Sie zum Erstgespräch mitbringen sollten

Ausgearbeitete Unterlagen sind nicht nötig. Hilfreich sind drei Dinge:

1. Ein konkreter Ablauf, der heute Zeit kostet, in zwei, drei Sätzen beschrieben – etwa „Bestellungen kommen per E-Mail und werden von Hand in die Warenwirtschaft übertragen“.
2. Eine Liste der Programme, die dabei beteiligt sind, auch wenn es nur Postfach und Tabellenkalkulation sind.
3. Eine Vorstellung davon, woran Sie merken würden, dass sich etwas verbessert hat.

Wer mehr vorbereiten möchte, kann den Ablauf Schritt für Schritt aufschreiben; wie das geht, beschreibt der Beitrag Prozessdokumentation. Nötig ist das für den ersten Termin aber nicht.

Hilfreich ist außerdem, wenn die Person dabei ist, die den Ablauf täglich erledigt, zumindest für einen Teil des Gesprächs. Sie kennt die Ausnahmen, die in keiner Beschreibung stehen, und kann in einem Satz sagen, wo es heute hakt. Die Geschäftsführung entscheidet über den nächsten Schritt, aber die Sachbearbeitung weiß, an welcher Stelle die Zeit tatsächlich verloren geht. Beide Sichten in einem Gespräch sparen später manche Rückfrage.

Was ein kurzes Gespräch nicht leisten kann

Zwanzig Minuten ersetzen keine Bestandsaufnahme. Im ersten Gespräch sehen wir keine Daten, keine Ausnahmen und keine Abläufe im Detail. Deshalb geben wir dort keine Zusage, was sich automatisieren lässt oder was es kosten würde, sondern nur eine Einschätzung, ob sich genaueres Hinsehen lohnt. Eine belastbare Aussage folgt nach einer Bestandsaufnahme mit vereinbartem Inhalt; wie die abläuft, steht auf der Seite KI-Consulting.

Umgekehrt gilt: Sehen wir nach dem Gespräch keinen sinnvollen nächsten Schritt, sagen wir das. Ein Betrieb, der mit der Erkenntnis herausgeht, dass seine Tabellenkalkulation vorerst genügt, hat seine Zeit gut investiert.